Tietosuojailmoitus - DigiRoadMap

Päivitetty: 16.6.2023

1) Rekisterinpitäjä & yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:Simmottis Oy (jatkossa ”Rekisterinpitäjä” tai ”Simmottis”).

Osoite: Seijaistentie 325, 21230 Lemu.

Y-tunnus: 3192216-3

Yhteyshenkilö: Juha-Pekka Sainio

Yhteystiedot: juha-pekka.sainio (at) simmottis.fi

2) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Simmottiksen keräämiä henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin, yhteen tai useampaan yhtäaikaisesti.

• Tuotteiden ja palvelujen toimittaminen sekä kehitys. Käytämme henkilötietoja Simmottisin ja asiakkaan väliseen sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen. Voimme myös käyttää henkilötietoja tuote- ja palveluvalikoiman parantamiseen.
• Viestintä ja tutkimukset. Käytämme henkilötietoja viestiessämme nykyisille tai aiemmille asiakkaillemme. Voimme esimerkiksi tiedottaa Simmottikseen ja sen palveluihin liittyvistä muutoksista, lähettää kyselyitä tai kerätä palautetta.
• Markkinointi. Simmottis voi käyttää henkilötietoja ottaakseen yhteyttä ja kertoakseen palveluista ja eduista. Voimme myös käyttää henkilötietoja räätälöidessämme sisältöä joko omissa tai kolmannen osapuolen palveluissa, kuten digitaalisen mainonnan kanavissa.

3) Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste

Tietojen käsittelyn peruste 1: Sopimuksen toteuttaminen.

Käsittelemme henkilötietoja toteuttaaksemme osamme sopimuksesta, joka solmitaan Simmottiksen ja asiakkaan välillä.

Tietojen käsittelyn peruste 2: Simmottisin oikeudelliset edut.

Simmottisilla on oikeudelliseen etuun perustuva syy käsitellä henkilötietoja. Näitä oikeudellisia etuja ovat tuotteiden ja palveluiden myynnin edistäminen ja kehittäminen, liiketoiminnan kehittäminen, neuvontapalvelut ja väärinkäytösten selvittäminen.

Tietojen käsittelyn peruste 3: Suostumus tietojen käsittelyyn.

Voimme kysyä lupaasi tietojen käsittelyyn, ja luvan antaminen on peruste käsitellä henkilötietoja.

Tietojen käsittelyn peruste 4: Lailliset velvollisuudet

Käsittelemme tietoja toteuttaaksemme laillisia velvollisuuksiamme, kuten kirjanpitolain määrittämää säilytysvelvollisuutta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeudellisena perusteena ovat EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan alakohdat:

a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;

c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;

d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi

e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

4) Tallennettavat tietotyypit

Simmottis saattaa kerätä seuraavia tietoja:

Yksityishenkilöiden tiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Suostumukset ja kiellot suoramarkkinointiin

Yritystiedot:

1. Yrityksen nimi
2. Yrityksen osoitetiedot
3. Asiakkaan maksu- ja luottokortteihin liittyvät tunnisteet ja numerot
4. Asema ja rooli yrityksessä
5. Y-tunnus
6. Yritysmuototieto
7. Yrityksen rekisteröintipäivä
8. Onko yritys aktiivinen vai ei
9. Henkilötunnus
10. IP-osoite

Asiakkuuteen liittyvät tiedot:

• Asiakkuuden alkamisaika
• Asiakkuuden päättymisaika
• Asiakkuustasot
• Tarjoushistoria
• Asiakaspalaute
• Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimituksista ja laskutuksesta
• Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
• Uutiskirjeiden avaus- ja lukutiedot
• Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet

5) Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin se sopimus, johon henkilön tietojen käsittely perustuu, on voimassa.

Lisäksi tietoja käsitellään niin kauan, kun jokin niiden käsittelyn perusteista on voimassa, ja kohtuullisen ajan sen jälkeen. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan ja niitä päivitetään uuden, asiakkaalta tai rekisteriin merkityltä taholta saadun tiedon mukaan.

6) Tietolähteet

Henkilötietoja saadaan asiakassuhteen alussa ja sen aikana saatavat tiedot tulevat niistä laitteista ja ohjelmistoista, joita käytetään palveluidemme ja tuotteidemme toimittamiseen.

Saamme henkilötietoja myös virallisista lähteistä, kuten YTJ. Tietoja saadaan myös suostumuksella esimerkiksi verkkosivustovierailun yhteydessä. Voimme yhdistellä eri tietolähteistä saatuja tietoja.

7) Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Voimme jakaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jotka toteuttavat Simmottikselle palveluita. Näitä palveluita voivat olla markkinointi, tutkimuspalvelut, asiakaspalvelu, konsultointi-, viestintä-, suunnittelu- ja ohjelmistopalvelut. Sallimme luovuttamiemme henkilötietojen käytön vain toimeksiannon mukaisiin toimenpiteisiin. Tietojen omistajuus ei siirry tietoja luovutettaessa kolmansille osapuolille.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa.

Asiakastietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa toimeksiannon toteuttamiseksi.

8) EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Simmottis ei pääsääntöisesti luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa näin siirtää tai luovuttaa henkilötietolain sallimilla tavoilla, jos tiedot siirretään maahan tai organisaatioon, jonka tietoturvan tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi. Tietojen siirtoa voidaan myös tehdä, mikäli erillisin sopimusjärjestelyin on mahdollista taata tietosuojan riittävä taso. Lisäksi siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle voidaan tehdä, jos siihen on saatu suostumus.

9) Evästeiden käyttö

Simmottiksen verkkosivuilla ja palvelusivuilla käytetään evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle.

Evästeiden käyttötarkoitukset ovat:

Sivuston analytiikka: Simmottiksen verkkosivustolla ja palvelusivustoilla käytetään evästeitä verkkosivuliikenteen analysointiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sivustolla käyneiden määrän seurantaa, verkkosivuvierailijoiden käyttäytymisen seurantaa, erilaisten saapumistapojen seurantaa ja sivuilla vietetyn ajan seurantaa.

Mainonnan kohdentaminen: Simmottiksen verkkosivuilla ja palvelusivuilla toimivat evästeet tallentavat tiettyjä toimintoja, kuten ajan käyttämistä tietyllä sivulla. Näitä tietoja hyödynnetään mainonnan kohdentamisessa.

Toiminnan varmistaminen: Tietyt evästeet ovat verkkosivuilla ja palvelusivuilla varmistamassa sivuston moitteettoman toiminnan. Nämä evästeet ovat niin sanottuja pakollisia evästeitä. Mikäli käyttäjä kieltää verkkoselaimensa asetuksista kaikki evästeet, niin sivusto ei välttämättä toimi oikein.

Mieltymykset: Sivustoilla käytettävät evästeet voivat kerätä tietoa esimerkiksi siitä, mitkä sisällöt vaikuttavat olevan verkkosivuvierailijan kiinnostuksen kohteita. Tämän perusteella verkkosivua saatetaan räätälöidä niin, että tiettyihin aihealueisiin kiinnostusta osoittaneelle tarjotaan tähän aihealueeseen liittyviä sisältöjä, esimerkiksi blogiartikkeleita.

Halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.

10) Rekisterin suojaus

Fyysisesti säilytettävät tiedot säilytetään Simmottiksen lukituissa tiloissa, joissa valvomaton kulku on ulkopuolisilta estetty. Tilaan pääsevät omatoimisesti sellaiset henkilöt, jotka ovat kirjallisesti sitoutettuja Simmottisin toimintaan.

Tietojärjestelmiin tallennettavat tiedot ovat tallennettuina järjestelmiin, jotka edellyttävät kirjautumista. Sisäänkirjautumisen mahdollistavia tunnuksia luovutetaan vain Simmottisin luvitetuille henkilöille. Laitteisto, jossa tietoja säilytetään, on suojattu asianmukaisin keinoin palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

11) Rekisteröidyn oikeudet

Kaikilla luonnollisilla henkilöillä, joiden tietoja Simmottis on tallentanut niin, että niistä on tullut osa henkilörekisteriä, on seuraavia oikeuksia:

Oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

• Oikeus vaatia tietojensa oikaisua niissä olevan virheen vuoksi.
• Oikeus vaatia tietojen poistamista tai siirtämistä järjestelmästä toiseen.
• Oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä.
• Oikeus peruuttaa aiemmin annettu suostumus tietojen käsittelylle.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
• Oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

‍